Bei einem mittelständischen Maschinen- und Anlagenbauer waren nach jahrelangem Wachstum die Prozesse bei der kompletten Auftragsabwicklung an ihre Grenzen gekommen. Es wurden die kompletten Abläufe von Angebotsanfrage im Vertrieb, über Engineering, Einkauf, Fertigung bis hin zu Logistik und Installation neu erstellt und in SAP abgebildet. Ein ausgearbeitetes Kommunikationskonzept für dieses komplexe Change Projekt wurde seitens der Projektleitung nicht beauftragt.

Nach über zwei Jahren Projektlaufzeit lag die in Mitarbeiterumfragen ermittelte Akzeptanz der Vision bei null. Die Bereitschaft seitens der Führungskräfte, weitere Personalressourcen bereitzustellen, war nicht mehr gegeben. Meine Aufgabe war es, diese Situation zu lösen und den Projektfortschritt zu sichern.

Ungewöhnliche Situationen erfordern ungewöhnliche Maßnahmen

Mir war klar, mit herkömmlichen Instrumenten wie Teamevents oder Powerpointvorträge, bei denen man häufig nur Informationen konsumiert, kommt man in dieser festgefahrenen Situation nicht weiter. Meine Strategie zielte darauf ab, die Betroffenen in eine Situation zu bringen, in der sie sich (zum ersten Mal) über die veränderten Prozesse und den damit verbundenen organisatorischen Veränderung bewusste werden, sich damit auseinandersetzen – und bestenfalls beginnen, miteinander zu diskutieren.

Kern meiner Kommunikationsstrategie ist ein Wimmelbild. Mancher kennt es noch aus Kindertagen. Ein Wimmelbild ist ein großflächiges Bild, das sehr viele verschiedene Figuren und Handlungen gleichzeitig auf einem Bild zeigt. Aufgrund der Fülle an Details kann das Auge nicht alles auf einmal wahrnehmen, sondern muss sich mit jeder einzelnen Detailszene auseinandersetzen.

Der Plan war, alle Probleme im bisherigen Prozess, die in der Analysephase des Change-Projekts herausgearbeitet wurden, per Comic-Zeichnung in einem Ablauf darzustellen. Dazu gehören auch unbequeme Wahrheiten, wenn Geld sprichwörtlich zum Fenster herausgeschmissen wurde. Die Darstellung als humorvoller Comic sollte die Abwehrhaltung der kritisierten Bereiche reduzieren. Der neue, ideale Ablauf wird der alten Welt direkt gegenübergestellt.

Der entscheidende Moment kommt im zweiten Schritt. Das so entstandene große Poster wird in mehreren Gruppenmeetings von ca. fünf Personen kommentarlos präsentiert. Was folgt, ist hochinteressant. Nach anfänglicher Irritation der Teilnehmer und um die peinliche Stille zu unterbrechen, beginnt immer jemand laut zu schildern, was er auf dem Bild sieht. Es dauert nicht lange, bis andere der Gruppe in der Sache widersprach, oder zumindest begann Fragen zu stellen. Das war der Moment, in dem die Teilnehmer „drin im Thema“ waren und nicht nur konsumierten und vergaßen.

Projektschritte im Einzelnen

1. Analyse der bisherigen Projektergebnisse
2. Umsetzung der Kritikpunkte und Auswirkungen in Szenen
3. Umsetzung aller Szenen in ein Wimmelbild
4. mehrere Workshops in kleinem Kreis, Konfrontation mit der alten und neuen Welt, inkl. Diskussion
5. Handbuch zur Erläuterung aller Szenen in alter und neuer Welt
6. Abfrage der Stimmung in Mitarbeiterumfrage